Definición de Ofimática

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La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados. En inglés: Office automation.

Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a internet.

Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser automatizada o ayudada por herramientas ofimáticas: dictado, mecanografía, archivado, fax, microfilmado, gestión de archivos y documentos, etc.

La ofimática comenzó a desarrollarse en la década del 70, con la masificación de los equipos de oficina que incluían microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas manuales. Por ejemplo, se deja la máquina de escribir y se reemplaza por computadoras y sus procesadores de texto e incluso el dictado por voz automatizado.

La ofimática fue un término popular en los años setenta y ochenta cuando el ordenador de sobremesa explotó en escena.


Herramientas y procedimientos ofimáticos


La ofimática automatizó procesos y tareas que antes se hacían manualmente o con herramientas hoy consideradas rudimentarias

* Procesamiento de textos: Ver Procesador de texto.

* Hoja de cálculo

* Herramientas de presentación multimedia.

* Base de datos (Ver SGBD).

* Utilidades: agendas, calculadoras, etc.

* Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros.

* Herramientas de reconocimiento de voz.

* Suite o paquete ofimático: paquete de múltiples herramientas ofimáticas como Microsoft Office, OpenOffice, etc.


Historia/origen de la ofimática

La ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de escribir y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran manuales.

Más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a incluir el traspaso de información hacia medios electrónicos.

Pero la revolución de la automatización llegó de la mano de las computadoras, en especial de las computadoras personales en 1980.

La ofimática básicamente se originó para la gestión de datos (gracias al poder de cálculo y procesamiento de las computadoras), luego para el almacenamiento de información (dado que la capacidad de almacenamiento crecía y se hacía más barata) y finalmente el intercambio de datos (gracias a las facilidades de las redes, la conexión a internet, etc.).


Ventajas de la automatización informática de la oficina

- Las tareas pueden realizarse más rápidamente e incluso varias a la vez.

- Elimina la necesidad de más empleados.

- Se requiere menos espacio para almacenar información.

- Múltiples personas pueden actualizar simultáneamente los datos.


La ofimática en funcionamiento en empresas y oficinas

Las empresas pueden comprar y almacenar fácilmente sus productos con la ayuda de la tecnología. Muchas de las tareas manuales que antes se hacían a mano ahora se pueden realizar a través de dispositivos portátiles y codificación UPC y SKU. En el ámbito de la venta al por menor, la automatización también aumenta las posibilidades de elección. Los clientes pueden procesar fácilmente sus pagos a través de máquinas automatizadas de tarjetas de crédito y ya no tienen que esperar en la fila para que un empleado procese y teclee manualmente los números de las tarjetas de crédito.

Las nóminas de la oficina se han automatizado, lo que significa que nadie tiene que cortar manualmente los cheques, y los cheques que se cortan se pueden imprimir a través de programas informáticos. El depósito directo se puede establecer automáticamente y esto reduce aún más el proceso manual y la mayoría de los empleados que participan en el depósito directo a menudo encuentran que sus cheques de pago llegan antes que si tuvieran que esperar a que sus cheques sean emitidos y luego liquidados por el banco.

Otras formas en que la automatización ha reducido la mano de obra de los empleados en las tareas es la dirección automatizada de la voz. A través del uso de prompts, menús telefónicos automatizados y llamadas dirigidas, la necesidad de que los empleados se dediquen a contestar los teléfonos se ha reducido, y en algunos casos, eliminado.


Pilares de la ofimática: comunicación, periféricos e inteligencia artificial

El concepto de ofimática surgió a mediados de los años setenta en Estados Unidos, como resultado del desarrollo de ordenadores de procesamiento distribuido (donde varios usuarios podían acceder simultáneamente a un único equipo). Se basaba en un trípode (comunicación, periféricos e inteligencia artificial), sobre el que se realizaron grandes avances, pero que aún no ha alcanzado la etapa ideal imaginada en aquel momento.

- Comunicación: además de la "democratización" del uso de computadoras a través de terminales, un número creciente de satélites trajo consigo la expansión de líneas telefónicas para la comunicación internacional y la transmisión de datos. Todo ello permitió la interconexión de ordenadores en red y la implantación de incipientes oficinas "en línea". En un futuro no muy lejano, se creía entonces que las oficinas serían totalmente digitales y que no se utilizaría más papel. Además, con la transmisión de voz e imagen a través de la red, los usuarios podrían celebrar videoconferencias, lo que reduciría los viajes físicos de los empleados y eliminaría los gastos de viaje.

- Periféricos: En una oficina automatizada descrita a principios de la década de 1980, todos los periféricos estarían interconectados, lo que eliminaría la burocracia y el trabajo redundante. Aunque a menudo se evita el retrabajo, el exceso de información causado por todos estos periféricos interconectados (teléfonos móviles, impresoras de red, escáneres, etc.) no parece haber contribuido significativamente a reducir la burocracia.

- Inteligencia: aunque todavía no ha alcanzado el nivel de la inteligencia artificial, se ha desarrollado en forma de software cada vez más intuitivo e interactivo, que cuenta con asistentes para guiar al usuario en la realización de tareas.




Paquetes ofimáticos disponibles

* Microsoft Office: actual dominante del mercado.

* OpenOffice.org: libre y gratuito

* LibreOffice: libre y gratuito. Bifurcación de OpenOffice.

* Apache OpenOffice: libre y gratuito, también desciende de OpenOffice.org.

* Calligra Suite: bifurcación de KOffice, bajo licencia GPL, LGPL.

* AppleWorks

* Corel WordPerfect Office

* Lotus SmartSuite

* Sun StarOffice

* Gnome Office: hoja de cálculo libre y gratuita.

* StarOffice.

* Papyrus OFFICE


Sólo para MacOs:

* NeoOffice: software libre, bajo licencia GNU GPL, parte de OpenOffice.org para Mac OS X. A partir de la versión 3.2 es obligatorio haber hecho una donación para poder descargarlo.

* MarinerPack

* iWork: de Apple

* Apple Works: de Apple para uso doméstico

* Microsoft Office, versión Mac.


Sólo para Linux:

* Siag Office

* KOffice: ya no más disponible desde 2012.


Varias definiciones de ofimática

Según la definición del Journal officiel de la République française (decreto de 22 de diciembre de 1981) de 17 de febrero de 1982, la ofimática es el conjunto de técnicas y medios de automatización de las actividades de oficina y, en particular, del tratamiento y la comunicación del habla, la escritura y las imágenes.

Según la Association des sciences et technologies de l`information (antes AFCET), el término ofimática se refiere a todas las técnicas y herramientas utilizadas para automatizar las actividades de oficina. Se refiere a la asistencia en las actividades de la oficina. Como tal, tiene en cuenta los aspectos organizativos, incluidos los de la cooperación entre las personas que trabajan en una oficina.

La ofimática se define también como la técnica de producción y comunicación de documentos (textos, audio, imágenes). Las herramientas de ofimática se dividen en tres categorías principales: herramientas de producción de documentos, como el tratamiento de textos, las hojas de cálculo y todas las herramientas de producción especializadas basadas en la empresa, las herramientas de comunicación, principalmente el software de correo electrónico, y, por último, las herramientas de conservación, como el software de gestión de documentos. Estas tres categorías representan las superficies tradicionales del trabajo de oficina, a saber, la superficie de producción, las cestas de recepción y envío y, por último, los archivadores.

Un Sistema de Apoyo de Oficina (OSS) se refiere a todas las personas que se encuentran en una oficina y a los medios a su disposición para ayudarles en el desempeño de tareas terciarias.


Terminología relacionada

• Paquete ofimatico




Fuentes:
Bureautique
Automação de escritório
Automation

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