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Definición de Ofimática

Significado de Ofimática: La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y ...
31-07-2023

 


Definición de Ofimática

 

La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados. En inglés: Office automation.

Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a internet.

Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser automatizada o ayudada por herramientas ofimáticas: dictado, mecanografía, archivado, fax, microfilmado, gestión de archivos y documentos, etc.

La ofimática comenzó a desarrollarse en la década del 70, con la masificación de los equipos de oficina que incluían microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas manuales. Por ejemplo, se deja la máquina de escribir y se reemplaza por computadoras y sus procesadores de texto e incluso el dictado por voz automatizado.

La ofimática fue un término popular en los años setenta y ochenta cuando el ordenador de sobremesa explotó en escena.

La ofimática ha evolucionado significativamente a lo largo de los años. Con el avance de la tecnología, se han desarrollado nuevas herramientas y aplicaciones para optimizar aún más las funciones de una oficina. Hoy en día, es común encontrar software de gestión de proyectos, programas de contabilidad electrónica, sistemas de videoconferencia y herramientas de colaboración en línea que ayudan a las empresas a mejorar su productividad y eficiencia.

Además, el almacenamiento y la transmisión de información se han vuelto más sencillos con el uso de servicios en la nube. Estos permiten a las empresas guardar y acceder a sus documentos y archivos de forma remota, lo que facilita el trabajo colaborativo y la disponibilidad de la información en cualquier momento y lugar.

Las aplicaciones móviles también han revolucionado la forma en que se realizan las tareas de oficina. Con smartphones y tablets, los profesionales pueden acceder a sus correos electrónicos, editar documentos y realizar videollamadas desde cualquier parte del mundo. Esto ha permitido una mayor flexibilidad en el trabajo y ha eliminado muchas barreras geográficas.

Además, la seguridad de la información ha ganado importancia en el ámbito de la ofimática. Con el aumento de las amenazas cibernéticas, se han desarrollado protocolos y herramientas para proteger los datos empresariales. Actualmente, es común encontrar sistemas de autenticación de dos factores, firewalls y antivirus que ayudan a prevenir y detectar posibles ataques.

En resumen, la ofimática ha evolucionado de manera significativa, adaptándose a las necesidades y demandas de las empresas en la era digital. Las herramientas y aplicaciones informáticas han permitido optimizar los procesos de oficina, mejorar la comunicación y colaboración, y aumentar la seguridad de la información. Con el continuo avance de la tecnología, es emocionante pensar en las posibilidades futuras que la ofimática nos proporcionará.



Herramientas y procedimientos ofimáticos



Ofimatica
La ofimática automatizó procesos y tareas que antes se hacían manualmente o con herramientas hoy consideradas rudimentarias

* Procesamiento de textos: Ver Procesador de texto.

* Hoja de cálculo

* Herramientas de presentación multimedia.

* Base de datos (Ver SGBD).

* Utilidades: agendas, calculadoras, etc.

* Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros.

* Herramientas de reconocimiento de voz.

* Suite o paquete ofimático: paquete de múltiples herramientas ofimáticas como Microsoft Office, OpenOffice, etc.



Historia/origen de la ofimática



La ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de escribir y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran manuales.

Más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a incluir el traspaso de información hacia medios electrónicos.

Pero la revolución de la automatización llegó de la mano de las computadoras, en especial de las computadoras personales en 1980.

La ofimática básicamente se originó para la gestión de datos (gracias al poder de cálculo y procesamiento de las computadoras), luego para el almacenamiento de información (dado que la capacidad de almacenamiento crecía y se hacía más barata) y finalmente el intercambio de datos (gracias a las facilidades de las redes, la conexión a internet, etc.).



Ventajas de la automatización informática de la oficina



- Las tareas pueden realizarse más rápidamente e incluso varias a la vez.

- Elimina la necesidad de más empleados.

- Se requiere menos espacio para almacenar información.

- Múltiples personas pueden actualizar simultáneamente los datos.



La ofimática en funcionamiento en empresas y oficinas



Las empresas pueden comprar y almacenar fácilmente sus productos con la ayuda de la tecnología. Muchas de las tareas manuales que antes se hacían a mano ahora se pueden realizar a través de dispositivos portátiles y codificación UPC y SKU. En el ámbito de la venta al por menor, la automatización también aumenta las posibilidades de elección. Los clientes pueden procesar fácilmente sus pagos a través de máquinas automatizadas de tarjetas de crédito y ya no tienen que esperar en la fila para que un empleado procese y teclee manualmente los números de las tarjetas de crédito.

Las nóminas de la oficina se han automatizado, lo que significa que nadie tiene que cortar manualmente los cheques, y los cheques que se cortan se pueden imprimir a través de programas informáticos. El depósito directo se puede establecer automáticamente y esto reduce aún más el proceso manual y la mayoría de los empleados que participan en el depósito directo a menudo encuentran que sus cheques de pago llegan antes que si tuvieran que esperar a que sus cheques sean emitidos y luego liquidados por el banco.

Otras formas en que la automatización ha reducido la mano de obra de los empleados en las tareas es la dirección automatizada de la voz. A través del uso de prompts, menús telefónicos automatizados y llamadas dirigidas, la necesidad de que los empleados se dediquen a contestar los teléfonos se ha reducido, y en algunos casos, eliminado.



Pilares de la ofimática: comunicación, periféricos e inteligencia artificial



El concepto de ofimática surgió a mediados de los años setenta en Estados Unidos, como resultado del desarrollo de ordenadores de procesamiento distribuido (donde varios usuarios podían acceder simultáneamente a un único equipo). Se basaba en un trípode (comunicación, periféricos e inteligencia artificial), sobre el que se realizaron grandes avances, pero que aún no ha alcanzado la etapa ideal imaginada en aquel momento.

- Comunicación: además de la "democratización" del uso de computadoras a través de terminales, un número creciente de satélites trajo consigo la expansión de líneas telefónicas para la comunicación internacional y la transmisión de datos. Todo ello permitió la interconexión de ordenadores en red y la implantación de incipientes oficinas "en línea". En un futuro no muy lejano, se creía entonces que las oficinas serían totalmente digitales y que no se utilizaría más papel. Además, con la transmisión de voz e imagen a través de la red, los usuarios podrían celebrar videoconferencias, lo que reduciría los viajes físicos de los empleados y eliminaría los gastos de viaje.

- Periféricos: En una oficina automatizada descrita a principios de la década de 1980, todos los periféricos estarían interconectados, lo que eliminaría la burocracia y el trabajo redundante. Aunque a menudo se evita el retrabajo, el exceso de información causado por todos estos periféricos interconectados (teléfonos móviles, impresoras de red, escáneres, etc.) no parece haber contribuido significativamente a reducir la burocracia.

- Inteligencia: aunque todavía no ha alcanzado el nivel de la inteligencia artificial, se ha desarrollado en forma de software cada vez más intuitivo e interactivo, que cuenta con asistentes para guiar al usuario en la realización de tareas.


El paquete ofimático Microsoft Office es el más empleado en el mundo desde hace años.
El paquete ofimático Microsoft Office es el más empleado en el mundo desde hace años.



Paquetes ofimáticos disponibles



* Microsoft Office: actual dominante del mercado.

* OpenOffice.org: libre y gratuito

* LibreOffice: libre y gratuito. Bifurcación de OpenOffice.

* Apache OpenOffice: libre y gratuito, también desciende de OpenOffice.org.

* Calligra Suite: bifurcación de KOffice, bajo licencia GPL, LGPL.

* AppleWorks

* Corel WordPerfect Office

* Lotus SmartSuite

* Sun StarOffice

* Gnome Office: hoja de cálculo libre y gratuita.

* StarOffice.

* Papyrus OFFICE


Sólo para MacOs:

* NeoOffice: software libre, bajo licencia GNU GPL, parte de OpenOffice.org para Mac OS X. A partir de la versión 3.2 es obligatorio haber hecho una donación para poder descargarlo.

* MarinerPack

* iWork: de Apple

* Apple Works: de Apple para uso doméstico

* Microsoft Office, versión Mac.


Sólo para Linux:

* Siag Office

* KOffice: ya no más disponible desde 2012.



Varias definiciones de ofimática



Según la definición del Journal officiel de la République française (decreto de 22 de diciembre de 1981) de 17 de febrero de 1982, la ofimática es el conjunto de técnicas y medios de automatización de las actividades de oficina y, en particular, del tratamiento y la comunicación del habla, la escritura y las imágenes.

Según la Association des sciences et technologies de l`information (antes AFCET), el término ofimática se refiere a todas las técnicas y herramientas utilizadas para automatizar las actividades de oficina. Se refiere a la asistencia en las actividades de la oficina. Como tal, tiene en cuenta los aspectos organizativos, incluidos los de la cooperación entre las personas que trabajan en una oficina.

La ofimática se define también como la técnica de producción y comunicación de documentos (textos, audio, imágenes). Las herramientas de ofimática se dividen en tres categorías principales: herramientas de producción de documentos, como el tratamiento de textos, las hojas de cálculo y todas las herramientas de producción especializadas basadas en la empresa, las herramientas de comunicación, principalmente el software de correo electrónico, y, por último, las herramientas de conservación, como el software de gestión de documentos. Estas tres categorías representan las superficies tradicionales del trabajo de oficina, a saber, la superficie de producción, las cestas de recepción y envío y, por último, los archivadores.

Un Sistema de Apoyo de Oficina (OSS) se refiere a todas las personas que se encuentran en una oficina y a los medios a su disposición para ayudarles en el desempeño de tareas terciarias.


Resumen: Ofimática



La ofimática es el uso de herramientas informáticas en la oficina para mejorar y automatizar las tareas. Permite crear, editar, guardar y transmitir información. Surgió en los años 70 con la aparición de los ordenadores de sobremesa.




¿Cuáles son las principales aplicaciones de la ofimática?



La ofimática se aplica en múltiples áreas de una oficina, como la gestión de documentos, la comunicación interna y externa, la organización de agendas y la elaboración de presentaciones. Además, también se utiliza en el control de inventarios y en la administración de recursos humanos.


¿Qué herramientas informáticas se utilizan en la ofimática?



Las herramientas informáticas más comunes en la ofimática son los procesadores de texto, las hojas de cálculo, los programas de presentación, los sistemas de gestión de bases de datos, los programas de correo electrónico y los calendarios electrónicos. Estas herramientas son indispensables para realizar las tareas diarias de una oficina.


¿Cuáles son los beneficios de utilizar la ofimática en una empresa?



La ofimática proporciona una serie de beneficios en una empresa, como la agilización de los procesos administrativos, la optimización del tiempo de trabajo, la reducción de errores y la mejora de la comunicación interna y externa. Además, permite un acceso fácil y rápido a la información y facilita la colaboración entre los miembros de un equipo de trabajo.


¿Qué habilidades son necesarias para utilizar la ofimática de manera eficiente?



Para utilizar la ofimática de manera eficiente es necesario tener habilidades en el manejo de los diferentes programas y herramientas informáticas. Es importante contar con conocimientos sólidos en el uso de procesadores de texto, hojas de cálculo, programas de presentación y sistemas de gestión de bases de datos. Además, se requiere tener habilidades de organización, comunicación y resolución de problemas.


¿Cómo se puede aprender a utilizar la ofimática?



Existen diferentes maneras de aprender a utilizar la ofimática. Se puede realizar cursos presenciales o en línea que ofrecen instituciones educativas o academias especializadas. También se puede aprovechar la gran cantidad de tutoriales y guías disponibles en internet. La práctica constante y el uso diario de las herramientas informáticas son fundamentales para adquirir destreza en su manejo.


¿Cómo puede la ofimática cambiar la forma de trabajar en una oficina?



La ofimática puede cambiar radicalmente la forma de trabajar en una oficina. Permite realizar tareas de manera más rápida y eficiente, lo que a su vez aumenta la productividad. Facilita la comunicación y colaboración entre los distintos miembros de un equipo de trabajo, incluso si están en diferentes ubicaciones geográficas. Además, automatiza procesos, lo que reduce la posibilidad de errores y permite un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles.





Terminología relacionada



Paquete ofimático

Fuentes:
Bureautique
Automação de escritório
Automation


Autor: Leandro Alegsa
Actualizado: 31-07-2023

¿Cómo citar este artículo?

Alegsa, Leandro. (2023). Definición de Ofimática. Recuperado de https://www.alegsa.com.ar/Dic/ofimatica.php

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    Algunas de las herramientas ofimáticas más comunes incluyen:

    1. Procesadores de texto: como Microsoft Word, Google Docs o LibreOffice Writer, que permiten crear y editar documentos de texto con funciones avanzadas como formato, inserción de imágenes o tablas.

    2. Hojas de cálculo: como Microsoft Excel, Google Sheets o LibreOffice Calc, que permiten realizar cálculos matemáticos y estadísticos, crear gráficas y organizar datos en forma de tablas.

    3. Programas de presentaciones: como Microsoft PowerPoint, Google Slides o LibreOffice Impress, que permiten crear diapositivas multimedia para presentaciones profesionales.

    4. Gestores de bases de datos: como Microsoft Access o MySQL, que permiten gestionar grandes volúmenes de datos estructurados y realizar consultas avanzadas.

    5. Software de correo electrónico: como Microsoft Outlook o Gmail, que permiten gestionar el correo electrónico personal y profesional.

    Estas herramientas ofimáticas son ampliamente utilizadas en el ámbito empresarial, académico y personal para agilizar tareas administrativas y mejorar la productividad en general.


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    El mal uso de las aplicaciones ofimáticas puede tener diferentes consecuencias negativas, como la pérdida de información importante, la creación de documentos poco profesionales o confusos, la falta de eficiencia en el trabajo, entre otros. A continuación, te mencionaré algunos de los objetivos del pseudocódigo:

    1. Claridad y comprensión: El pseudocódigo tiene como objetivo principal facilitar la comprensión del algoritmo o proceso a seguir. Utilizando un lenguaje sencillo y estructurado, se busca que cualquier persona pueda entender el procedimiento sin necesidad de conocimientos profundos en programación.

    2. Abstracción y generalización: El pseudocódigo se utiliza para representar un algoritmo de manera abstracta y generalizada, sin estar ligado a un lenguaje de programación en particular. Esto permite que el algoritmo pueda ser implementado en diferentes lenguajes según las necesidades del proyecto.

    3. Organización y estructuración: El pseudocódigo ayuda a organizar y estructurar el proceso a seguir en un algoritmo. Mediante el uso de estructuras de control (como condicionales, bucles y subrutinas), se define la secuencia lógica y las acciones a realizar.

    4. Depuración y corrección: El pseudocódigo es una herramienta útil para detectar errores en el algoritmo antes de su implementación en un lenguaje de programación específico. Al escribir el pseudocódigo, es posible identificar posibles fallos o mejoras en la lógica del algoritmo y corregirlos antes de dedicar tiempo y recursos a su implementación.

    5. Comunicación entre programadores y equipos: El pseudocódigo es una forma eficiente de comunicar y compartir algoritmos entre programadores y equipos de desarrollo. Al ser un lenguaje más simple y comprensible, facilita la colaboración y el trabajo en equipo.

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    Un ejemplo popular de ofimática en línea es Google Docs, que ofrece un procesador de texto, una hoja de cálculo y un programa de presentaciones que funcionan directamente en el navegador web. Otra opción conocida es Microsoft Office 365, que brinda acceso a las aplicaciones tradicionales de Office Excel, a través de la nube.

    Estas herramientas facilitan el trabajo colaborativo, ya que varias personas pueden editar un mismo documento simultáneamente y ver los cambios en tiempo real. Además, al estar alojadas en la nube, los documentos están disponibles en cualquier dispositivo con acceso a Internet, lo que brinda mayor flexibilidad y movilidad a los usuarios.
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