Definición de Ofimática
La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas diseñadas para automatizar, optimizar y mejorar las tareas y procesos habituales en una oficina. El término en inglés es office automation.
Las herramientas ofimáticas permiten crear, editar, manipular, transmitir y almacenar información de manera eficiente. Ejemplos de estas tareas incluyen la redacción de documentos, la elaboración de hojas de cálculo, la gestión de bases de datos, la creación de presentaciones y la comunicación por correo electrónico. Actualmente, es esencial que estas herramientas estén conectadas a una red local y/o a internet, facilitando el trabajo colaborativo y el acceso remoto a la información.
Cualquier tarea tradicional de oficina, como el dictado, la mecanografía, el archivo de documentos, el envío de fax o la gestión de archivos, puede ser asistida o automatizada por la ofimática. Por ejemplo, la máquina de escribir fue reemplazada por computadoras con procesadores de texto, y hoy en día incluso es posible realizar el dictado por voz automatizado.
La ofimática surgió en la década de 1970, impulsada por la masificación de los equipos de oficina con microprocesadores, lo que permitió pasar de métodos manuales a soluciones informáticas. En los años setenta y ochenta, la popularización de los ordenadores de sobremesa marcó un hito en la evolución de la automatización de oficinas.
Con el avance de la tecnología, la ofimática ha incorporado nuevas aplicaciones y servicios, como software de gestión de proyectos, contabilidad electrónica, videoconferencias y plataformas de colaboración en línea. Además, el almacenamiento en la nube ha simplificado la gestión y el acceso a la información, permitiendo la edición y consulta de documentos desde cualquier lugar y dispositivo.
Las aplicaciones móviles han revolucionado la ofimática, permitiendo a los profesionales acceder a correos electrónicos, editar documentos y participar en reuniones virtuales desde smartphones y tablets. Esto ha incrementado la flexibilidad laboral y ha eliminado muchas barreras geográficas.
La seguridad de la información es un aspecto clave en la ofimática moderna. Ante el aumento de las amenazas cibernéticas, se han implementado sistemas de autenticación de dos factores, firewalls y antivirus para proteger los datos empresariales y la integridad de los documentos.
En resumen, la ofimática ha evolucionado para adaptarse a las necesidades de la era digital, permitiendo optimizar procesos, mejorar la comunicación y colaboración, y reforzar la seguridad de la información. Su desarrollo continúa en paralelo al avance tecnológico, abriendo nuevas posibilidades para la gestión eficiente de oficinas y empresas.
Herramientas y procedimientos ofimáticos
La ofimática automatizó procesos y tareas que antes se hacían manualmente o con herramientas hoy consideradas rudimentarias
- Procesamiento de textos: Ver Procesador de texto. Ejemplo: Microsoft Word, LibreOffice Writer.
- Hoja de cálculo: Ejemplo: Microsoft Excel, Google Sheets.
- Herramientas de presentación multimedia: Ejemplo: Microsoft PowerPoint, Google Slides.
- Base de datos (Ver SGBD): Ejemplo: Microsoft Access, LibreOffice Base.
- Utilidades: agendas electrónicas, calculadoras, gestores de tareas.
- Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros: Ejemplo: Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird.
- Herramientas de reconocimiento de voz: Ejemplo: Dragon NaturallySpeaking, asistentes de voz integrados en sistemas operativos.
- Suite o paquete ofimático: conjunto integrado de herramientas, como Microsoft Office, OpenOffice, Google Workspace.
Historia/origen de la ofimática
La ofimática moderna inició con la introducción de la máquina de escribir y la fotocopiadora, que mecanizaron tareas manuales. Posteriormente, la informatización permitió almacenar y procesar información electrónicamente. La llegada de las computadoras personales en la década de 1980 supuso una revolución, permitiendo gestionar datos, almacenar grandes volúmenes de información y facilitar el intercambio mediante redes e internet.
Ventajas de la automatización informática de la oficina
- Realización más rápida y simultánea de tareas.
- Reducción de la necesidad de personal para tareas repetitivas.
- Optimización del espacio físico gracias al almacenamiento digital.
- Facilita el trabajo colaborativo y la actualización simultánea de datos.
- Mejora la precisión y reduce errores humanos.
- Permite el acceso remoto y flexible a la información.
Desventajas y desafíos de la ofimática
- Dependencia tecnológica: fallos en el sistema pueden paralizar la actividad.
- Necesidad de formación continua para adaptarse a nuevas herramientas.
- Riesgos de seguridad y privacidad de la información.
- Posible despersonalización del entorno laboral.
La ofimática en funcionamiento en empresas y oficinas
Las empresas utilizan la ofimática para automatizar procesos como la gestión de inventarios, la facturación, el procesamiento de nóminas y la atención al cliente. Por ejemplo, los sistemas de pago automatizados y el depósito directo de salarios han reemplazado procesos manuales, agilizando la administración y mejorando la eficiencia. La atención telefónica automatizada y los sistemas de respuesta por voz han reducido la carga de trabajo del personal administrativo.
Pilares de la ofimática: comunicación, periféricos e inteligencia artificial
- Comunicación: La interconexión de computadoras y la expansión de las redes han permitido la colaboración en línea, el correo electrónico y las videoconferencias, acercando equipos de trabajo dispersos geográficamente.
- Periféricos: La integración de impresoras, escáneres, teléfonos, dispositivos móviles y otros periféricos ha facilitado el flujo de información, aunque también ha generado nuevos retos en la gestión y organización de datos.
- Inteligencia: El software ofimático incorpora funciones inteligentes, como asistentes virtuales y automatización de tareas, acercándose cada vez más a la inteligencia artificial para asistir al usuario.
El paquete ofimático Microsoft Office es el más empleado en el mundo desde hace años.
Paquetes ofimáticos disponibles
- Microsoft Office: Suite comercial dominante en el mercado, incluye Word, Excel, PowerPoint, Outlook, entre otros.
- OpenOffice.org: Libre y gratuito, multiplataforma.
- LibreOffice: Libre y gratuito, bifurcación de OpenOffice.
- Apache OpenOffice: Libre y gratuito, descendiente de OpenOffice.org.
- Calligra Suite: Bifurcación de KOffice, bajo licencia GPL/LGPL.
- AppleWorks, Corel WordPerfect Office, Lotus SmartSuite, Sun StarOffice, Gnome Office, StarOffice, Papyrus OFFICE.
Solo para MacOS:
- NeoOffice: Derivado de OpenOffice.org para Mac OS X.
- MarinerPack, iWork, Apple Works, Microsoft Office versión Mac.
Solo para Linux:
- Siag Office, KOffice (descontinuado desde 2012).
Comparación con tecnologías y servicios similares
Las suites ofimáticas tradicionales, como Microsoft Office, se comparan con alternativas en la nube como Google Workspace. Mientras las primeras ofrecen mayor funcionalidad sin conexión y opciones avanzadas, las soluciones en la nube destacan por la colaboración en tiempo real y el acceso desde cualquier dispositivo conectado a internet.
Varias definiciones de ofimática
Según el Journal officiel de la République française, la ofimática es el conjunto de técnicas y medios de automatización de las actividades de oficina, especialmente el tratamiento y la comunicación del habla, la escritura y las imágenes.
La Association des sciences et technologies de l'information define la ofimática como todas las técnicas y herramientas que permiten automatizar las actividades de oficina, incluyendo la cooperación y organización entre personas.
Otra definición considera la ofimática como la técnica de producción y comunicación de documentos (textos, audio, imágenes), dividiendo sus herramientas en tres categorías principales: producción de documentos, comunicación (correo electrónico, mensajería) y conservación (gestión documental).
Un Sistema de Apoyo de Oficina (OSS) engloba a todas las personas y medios disponibles para apoyar las tareas terciarias en una oficina.
Resumen: Ofimática
La ofimática es el uso de herramientas informáticas en la oficina para mejorar y automatizar tareas administrativas, de gestión y comunicación. Permite crear, editar, guardar y transmitir información eficientemente, y ha evolucionado desde los años 70 con la aparición de los ordenadores personales.
¿Cuáles son las principales aplicaciones de la ofimática?
La ofimática se utiliza en la gestión de documentos, comunicaciones internas y externas, organización de agendas, elaboración de presentaciones, control de inventarios y administración de recursos humanos.
¿Qué herramientas informáticas se utilizan en la ofimática?
Las herramientas más comunes son procesadores de texto, hojas de cálculo, programas de presentación, sistemas de gestión de bases de datos, programas de correo electrónico y calendarios electrónicos.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar la ofimática en una empresa?
La ofimática agiliza procesos administrativos, optimiza el tiempo de trabajo, reduce errores, mejora la comunicación y colaboración, y facilita el acceso y gestión de la información.
¿Qué habilidades son necesarias para utilizar la ofimática de manera eficiente?
Se requiere manejo de los principales programas ofimáticos, conocimientos de organización, comunicación, y resolución de problemas, así como adaptación a nuevas tecnologías.
¿Cómo se puede aprender a utilizar la ofimática?
A través de cursos presenciales o en línea, tutoriales, guías en internet y la práctica constante con las herramientas informáticas.
¿Cómo puede la ofimática cambiar la forma de trabajar en una oficina?
La ofimática transforma la dinámica de trabajo, permitiendo mayor rapidez, eficiencia, colaboración remota y automatización de procesos, lo que incrementa la productividad y reduce errores humanos.
Terminología relacionada
• Paquete ofimático
Fuentes:
Bureautique
Automação de escritório
Automation
Autor: Leandro Alegsa
Actualizado: 02-07-2025
¿Cómo citar este artículo?
Alegsa, Leandro. (2025). Definición de Ofimática. Recuperado de https://www.alegsa.com.ar/Dic/ofimatica.php
